Klachtenprocedure
De organisatie “janjacobstam” hecht veel waarde aan en wil graag leren van de ervaringen van deelnemers. Elke deelnemer wordt daartoe ook uitgenodigd. In eerste instantie wordt feedback gericht aan Jan Jacob Stam, als oprichter/eigenaar en opleider/trainer/coach. Daarvoor is onder andere het evaluatieformulier beschikbaar. Ook kan dat per mail. janjacobstam streeft er te allen tijde naar om een passend antwoord/oplossing te vinden, wanneer de feedback een klacht betreft. Mocht dit echter niet naar tevredenheid zijn van deelnemer, dan staat de onderstaande klachtenprocedure ter beschikking.
- Indienen klacht
In het geval de deelnemer ontevreden is met de reactie van Jan Jacob Stam, kan hij/zij zich schriftelijk wenden tot de klachtencommissie (Middelberterweg 13b, 9723 ET Groningen). Deze commissie opereert onafhankelijk van janjacobstam. Zij bestaat uit de leden Oeds Bijlsma, Ruud Knaapen en Femke Adriaens. - Ontvangst en behandeling
De ontvangst van een klacht wordt door de klachtencommissie zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 10 werkdagen* schriftelijk aan de cursist (klager) bevestigd. Klachten worden vertrouwelijk behandeld en kunnen alleen schriftelijk worden ingediend. - Wederhoor
De klachtencommissie zal aangeklaagde zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 10 werkdagen, de klacht schriftelijk voorleggen en hem om zijn schriftelijke reactie vragen. - Toelichting
De klachtencommissie stelt klager en beklaagde in de gelegenheid te worden gehoord over wat in de klacht is verwoord. Zowel de klager als de aangeklaagde kan de klachtencommissie verzoeken samen, dan wel apart van elkaar te worden gehoord. De commissie beslist hierover. - Oplossing
De klachtencommissie streeft ernaar om tot een oplossing te komen waarin de waarden en criteria van beide partijen worden gecombineerd en waar beide partijen tevreden mee zijn. Uitspraken van de commissie zijn bindend voor zowel klager als aangeklaagde. - Uitvoering
“janjacobstam” geeft onverwijld en volledig uitvoering aan de uitspraken van de klachtencommissie. Ook klager houdt zich aan de uitspraken van de commissie. - Externe deskundigen
De klachtencommissie kan zich laten bijstaan door deskundigen.
8. Geheimhouding
De klachtencommissie en eventuele externe deskundige zijn tot geheimhouding verplicht. - Afhandeling
Een klacht wordt binnen 30 werkdagen*, na ontvangstbevestiging, door de klachtencommissie afgehandeld. Hiervan wordt een verslag gemaakt. - Beroep
De cursist die de klacht heeft ingediend kan binnen 20 werkdagen* bij de klachtencommissie in beroep gaan tegen de beslissing. Hierbij dient de cursist nieuwe, aanvullende informatie te presenteren. - Bewaring
Alle documenten betrekking hebbend op een klacht worden gedurende twee jaar bewaard. Dat geldt ook voor het verslag van de wijze van afhandeling.
* De in de procedure genoemde termijnen kunnen verlengd worden in verband met vakantie of ziekte van de betrokkenen of leden van de klachtencommissie. De betrokkenen worden hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte gesteld.